Как проверить своего главного бухгалтера?

Ответьте себе честно, доверяете ли вы своему бухгалтеру на 100%? Чаще всего «Да» отвечают в том случае, когда не хотят самостоятельно разбираться в различных отчётностях. Однако ошибки и халатность бухгалтера могут привести к серьёзным последствиям, от штрафов до необходимости закрытия фирмы. При этом сам бухгалтер в такой ситуации, как правило, просто увольняется и избегает ответственности. Одним из самых эффективных способов проверить документацию является аудиторский контроль, которым ни в коем случае не нужно пренебрегать, особенно если у вас уже появились сомнения. Помимо этого мы так же предлагаем вам 6 основных методов контроля работы, которые помогут избежать неприятностей. Вы сможете использовать их самостоятельно, не вдаваясь в тонкости ведения бухучёта.

Обратите внимание, как оформлены документы. В счетах-фактурах обязательно должны быть заполнены следующие пункты:

• Наименование, адрес и ИНН покупателя
• Наименование и адрес грузополучателя и грузоотправителя
• Дата и номер выписки счёта-фактуры
• Наименование и единица измерения поставляемых товаров
• Количество поставляемых товаров
• Стоимость за общее количество поставляемых товаров без налога
• Цена по договору за единицу измерения без налога
• Налоговая ставка
• Предъявляемая покупателю сумма налога (определяется исходя из применяемых налоговых ставок)
• Сумма акциза (для подакцизных товаров)
• Конечная стоимость общего количества поставляемых товаров с учётом налога
• Страна происхождения товара и номер таможенной декларации при его наличии.

Кроме того, счета-фактуры должны быть подписаны главным бухгалтером и директором (либо иными сотрудниками, имеющими на это полномочия по доверенности.

Вообще, ошибки в заполнении счётов-фактур можно назвать «любимыми» у налоговиков, поскольку при неверном заполнении по ним нельзя принять НДС к вычету.

В том случае, если у вас есть нанятые сотрудники, проверьте наличие договоров с ними, приказов на приём и увольнение, штатного расписания, а так же графика отпусков. При проверке со стороны трудовой инспекции их отсутствие обернётся штрафом от 30 до 50 тысяч.

Если в ваших контрагентах окажутся фирмы-однодневки, это вызовет вопросы налоговиков и к вам. В связи с этим на каждого из контрагентов у вас должен быть определённый набор документов: выписка из ЕГРЮЛ (желательно запросить самостоятельно), набор учредительных документов, набор писем из регистрирующих органов (ПФР, ФСС, медстраха, статистики и т.д.), паспорт директора.

На любом предприятии должна вестись кассовая книга, а так же отчёты кассира с расходными и приходными кассовыми ордерами. Так же проверьте, соблюдается ли лимит кассы (его в начале года устанавливает ваш банк). Кроме того, не забывайте о том, что если расчёты с покупателями и поставщиками ведутся наличными, предельная сумма не должна превышать 100 тысяч рублей. Такое нарушение порядка ведения кассовых операций может стать причиной штрафа от 30 до 40 тысяч.

Почему нужно запрашивать акты сверок от ваших контрагентов? Бывают ситуации, когда бухгалтера принимают дубли одних и тех же счетов-фактур (например, если один отсылался почтой, а другой передавался менеджером), не проверяя, были ли они приняты контрагентом, и принимают к вычету НДС по каждому из них.  Стоит ли говорить, что этих ситуациях речь идёт порой об очень существенных суммах?

И, конечно, самым надёжным методом защиты от любых ошибок по части налогового и бухгалтерского учёта является распределение безопасности организации на нескольких человек. Каким бы честным, компетентным, опытным не был ваш бухгалтер, людям свойственно ошибаться. А в случае с бухучётом это может быть чревато большими штрафами. Вот почему имеет смысл обращаться в сторонние специализированные организации. При получении штрафов от налоговой ответственность будет лежать уже на них, а не на вас, что, в конечном счёте, будет выгоднее, чем выплаты штрафных санкций.

Возможности сервиса

Якименко Светланаиндивидуальный предприниматель, питомник тайских кошек Magia Vostoka

Когда хобби полностью переросло в профессию, передо мной встала необходимость открыть ИП и, как следствие, заниматься всей необходимой документацией. Нанимать бухгалтера для меня было очень затратно, а полностью вести бухучёт самой – слишком долго и сложно. Попробовала интернет-бухгалтерию «Мои финансы» и поняла, что это мой выбор. Не отнимает много времени (именно многочасовые сидения над бумагами меня пугали больше всего), можно сдать налоговую отчётность через интернет. С этим сервисом я могу уделять максимум времени и себе, и моим питомцам, не отвлекаясь на бумажную рутину. Кроме того, я часто в разъездах (выставки и т.д.), а «Мои финансы» всегда под рукой в мобильном телефоне.