Что делать с недостачей товара

В том случае, если товар испортился, чего-то не хватает или появились излишки, проводится инвентаризация. В простом виде для небольшого бизнеса это просто подсчёт остатков. В идеале следует закрепить её график внутренним документом и проводить регулярно. Можно проводить и внеплановую инвентаризацию, если чувствуете, что в ней есть потребность. Для большей эффективности результаты следует оформлять документом — инвентаризационной ведомостью. Можно разработать свои формы документов, главное, чтобы в них содержалась информация о том, соответствует ли фактическое количество товара данным в первичных документах. Такие ведомости в будущем будут являться подтверждением убытков, которые вы понесли. Инвентаризация может выявить как недостатки товара, так и излишки.

Оформление недостачи

Официальными причинами недостачи, как правило, становятся издержки производства и обращения (хранение, транспортировка и т.д.), а так же издержки за счёт виновных лиц или издержки, когда виновные не установлены (или когда вину не удалось доказать в суде).

Списывать в расходы сумму убытков по недостаче нужно по-разному в зависимости от причины.

Издержки обращения и производства должны подтверждаться первичными документами — актами выявления порчи и недостач. Разработать их можно самим или применять стандартные торговые документы.

В ходе расследования причин недостачи иногда находится виновный сотрудник. В том случае, если это материально ответственное лицо, вы можете взыскать с него возмещение ущерба (рассчитывается на основе закупочной стоимости отсутствующего товара — наценка в расчёт не идёт). Работнику следует написать письменное объяснение причин появления недостачи. Затем, если вы будете взыскивать возмещение, оформите это решение приказом. Это потребуется для списания в расходы или для возможных разбирательств в суде. Если вы не смогли доказать вину сотрудника или он не является материально ответственным лицом, повесить на него ущерб нельзя. В этом случае порчу можно возместить иными способами.

Когда виновное лицо не установлено, нельзя возместить пропажу товара или списать её в расходы.

Учёт недостачи в налогах

Естественно, каждый предприниматель хочет списать недостачу в налоговые расходы. Это приводит нас к закрытому перечню расходов из статьи 346.16 НК РФ. В этом списке, как таковой, недостачи нет, однако в п.5 с.346.16 есть статья «Материальные расходы», к которым другая статья (ст. 254) относит и потери от недостачи или порчи товара в утверждённых пределах норм естественной убыли.

О естественной убыли

В процессе транспортировки или хранения товар по естественным причинам может портиться. Такую убыль сложно подтвердить документально, поэтому для определения её размеров законодательство устанавливает показатели (соответствующими министерствами по каждой отрасли). Обычно значения устанавливают в процентах от общей массы товара.

Сумма естественной убыли рассчитывается путем умножения количества товара на его норму естественной убыли, а затем на стоимость единицы товара. В рамках естественной убыли недостача/порча может быть списана на налоговые расходы. Однако для налоговой необходимы такие документы, как: акты, подтверждающие недостачу, инвентарные ведомости, объяснительная записка сотрудника и т.д. Для организации можно произвести расчёты естественной убыли и оформить их бухгалтерской справкой.

Однако если издержки превышают норму естественной убыли и/или были понесены за счёт определённого сотрудника, отнести их к расходам в налоге УСН нельзя.

Поступления в качестве возмещения ущерба от виновных лиц считаются внереализационным доходом. Эту сумму следует включить в налогооблагаемую базу на дату возмещения ущерба. Для большего удобства лучше оформить возмещение в качестве продажи товара виновному лицу — это поможет минимизировать налоговую нагрузку.

Возможности сервиса

Якименко Светланаиндивидуальный предприниматель, питомник тайских кошек Magia Vostoka

Когда хобби полностью переросло в профессию, передо мной встала необходимость открыть ИП и, как следствие, заниматься всей необходимой документацией. Нанимать бухгалтера для меня было очень затратно, а полностью вести бухучёт самой – слишком долго и сложно. Попробовала интернет-бухгалтерию «Мои финансы» и поняла, что это мой выбор. Не отнимает много времени (именно многочасовые сидения над бумагами меня пугали больше всего), можно сдать налоговую отчётность через интернет. С этим сервисом я могу уделять максимум времени и себе, и моим питомцам, не отвлекаясь на бумажную рутину. Кроме того, я часто в разъездах (выставки и т.д.), а «Мои финансы» всегда под рукой в мобильном телефоне.