Архивное хранение документов в малом бизнесе: что и как долго?

Архивное хранение документов в малом бизнесе: что и как долго?

В организации любого масштаба, в том числе и ИП, в процессе деятельности копится большое количество разных расчётов, отчётов, справок и другой входящей и исходящей информации различного содержания. При этом часть деловых бумаг, согласно закону, имеет свой срок хранения, который может быть очень значительным (например, 75 лет). Как быть в такой ситуации?

 

Какие документы и как долго должны хранить предприниматели и организации

В вопросах организации архива особое внимание уделяется Перечню типовых архивных документов, образующихся в ходе деятельности организации. В нём указаны сроки хранения большей части документов или назван постоянный срок хранения того или иного документа. Часть документов ИП или организации следует хранить до замены новыми.

Согласно Перечню, все документы ИП или организации можно разделить, в зависимости от срока хранения, на четыре группы:

  • Постоянного хранения (свидетельства о постановке на учёт в налоговой, годовая отчётность и т.д.)
  • Долговременного хранения (более 10 лет – уведомления, сведения, заявления работников о согласии на обработку персональных данных)
  • Временного хранения (до 10 лет – гарантийные письма, счета-фактуры)
  • Подлежащие уничтожению в связи с окончанием срока хранения.

Так же нужно знать, что снижать установленные Перечнем сроки хранения типовых документов запрещено. Повышение же может иметь место лишь тогда, когда это вызвано спецификой работы организации.

При анализе Перечня и отбора документов следует сформировать номенклатуру, в соответствии с которой и будет проходить организация архива в вашей компании (или вами лично, если речь идёт об ИП).

Количество документов, которые следует хранить, зависит от масштаба деятельности организации. У ИП, конечно, объём документации существенно меньше, особенно если он не ведёт бухгалтерский учёт и у него отсутствуют наёмные работники. По общим же правилам хранить нужно налоговую и бухгалтерскую отчётность, документацию по кадровому делопроизводству и расчётам с персоналом, а так же договора по хозяйственной деятельности.

 

Как определить срок хранения для некоторых видов документов

Как хранить документы, поддающиеся чёткой временной классификации, более или менее ясно. А как быть с теми, которые имеют пометку «до минования надобности» (срок хранения определяется организацией или ИП) или отметку «ЭПК» (применяется к документам, имеющим научно-историческое значение)? В этих случаях по истечении срока следует проводить дополнительную полистную экспертизу ценности. Основная сложность тут состоит в учёте ситуаций, в которых отсутствие документа может стать причиной материальных или иных значимых потерь для ИП или организации. К примеру, согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402, бухгалтерские документы нужно хранить пять лет. Однако налоговики часто требуют документы, у которых уже истёк срок хранения (обоснованность таких требований подтверждается и арбитражной практикой). В связи с этим особенного внимания требуют документы, подтверждающие права собственности, конкурсная документация, договоры по работам, которые увеличивают стоимость недвижимости, документы, которые могут понадобиться при судебном разбирательстве или в ходе проверки и т.д.

Так же важно отметить, что если документы ИП или организации имеют, к примеру, научную или историческую ценность, их следует передавать в муниципальных или государственный архив, заранее заключив с ним надлежащее соглашение. В различных законодательных актах, которые регулируют хранение документов, содержится множество требований, трактовки которых часто не согласуются. В связи с этим процесс определения сроков хранения порой становится очень сложным, в особенности для ИП. В этом случае в компании важно организовать систематическую работу ключевых специалистов из различных подразделений, которые владеют необходимой для решения конкретного вопроса информацией. Индивидуальному же предпринимателю будет разумнее обратиться за консультацией к специалистам по архивному делу.


Мои финансы — интернет-сервис для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности для предпринимателей
E-mail
Пароль

Сервис для ведения бухгалтерии и сдачи отчетности, разработанный для малых предпринимателей. Сервис помогает людям сохранять время и фокусироваться на бизнесе.

Прямо сейчас, вы можете попробовать наш сервис в действии совершенно бесплатно!


Возможности сервиса

Федорченко Евгений

Федорченко ЕвгенийИндивидуальный предприниматель. Производство БАДов

У меня небольшое предприятие и для решения задач по оформлению документов и сдачи отчетности в налоговую я пытался пользоваться услугами удаленного бухгалтера. При этом зачастую сталкивался с тем, что именно в тот момент, когда документ или информация мне наиболее необходима, бухгалтер оказывался недоступен, не говоря уже о высокой стоимости таких услуг. Пытаясь решить данную проблему я пробовал различные варианты, пока не открыл для себя “Мои финансы”. Благодаря простоте данного сервиса, я легко разобрался в его использовании и смог отказаться от услуг приходящего бухгалтера. Теперь я сам выставляю документы контрагентам, учитываю поступления и расход денег. Все документы всегда под рукой, отчетность формируется, нервы и деньги экономятся. Отличное решение, команде сервиса респект!

Расчет ведения бухгалтерии

  • Система
    налогообложения

    • УСН
    • ЕНВД
    • ОСНО
  • Форма
    деятельности

  • Ведете
    деятельность

    • Да
    • Нет - "нулевая"
      отчетность
  • Количество
    сотрудников

  • Количество
    документов в месяц

  • Рассчитать
  • Сумма
    3 000 РУБ. МЕС.

  • Введите имя

    Введите телефон

    Введите E-mail

Разделы по теме

Статьи

Популярные статьи


Тэги

инструкция регистрация ИП налогообложение заявление налоговая ПФР ФОМС виды деятельности ОКВЭД вопросы ООО налоги УСН доходы доходы минус расходы Москва юридический адрес банки клиент банк аутсорсинг бухгалтерия бухгалтер справочник скачать КБК 2013 г. ИНН классификатор КПП ОГРН СНИЛС ИФНС отчетность бланк ЕНВД декларация акт товарная накладная торг-12 работники увольнение перемещение работника прием на работу личная карточка работника лицевой счет налоговый календарь производственный календарь сотрудники 2014 г. ПСН НДС онлайн налог справки справка о несудимости гражданство касса БСО прописка нулевая отчетность баланс НДФЛ нулевой баланс нулевая декларация ФСС БИК книга учета КУДиР налоговый учет книга продаж книга покупок счет-фактура приходный кассовый ордер расходный кассовый ордер доверенность платежное поручение счет Росстат ОГРНИП ОКФС ОКОПФ среднесписочная численность устав документы учередительные документы корпоративные документы список участников договор об учередждении решения участников прибыль финансовый учет бланки строгой отчетности налоговая декларация платежная ведомость штрафы ответственность патент ОСН субсидии центр занятости бизнес план печать кредит виды предпринимательской деятельности проверка расчетный счет ЕГРИП отпускные интернет мои финансы санкции бухгалтерия онлайн франчайзинг аттестация фирмы-однодневки контрагенты лицензирование аренда физ. лица внесение изменений товарооборот взаимозачет бартер недостача закрытие грузоперевозки архивы документооборот дивиденды страховые взносы ЕСНХ договор уточненная декларация прокурорская проверка ОКТМО ОКАТО изменения учредительные документы юр. лица налог на прибыль переплата росалкогольрегулирование ЦБ РФ бухгалтерский баланс отчет о движении денежных средств изменение капитала ИП УНС минфин такси чеки МРОТ больничный электронные деньги законы ФНС 2015 г. виды